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Come le soluzioni IA potenziano produttività garantendo maggiore sicurezza
Il lavoro ibrido ha cambiato le regole del gioco. Le ha totalmente riscritte, facendo da apripista a nuove procedure operative, ma anche a nuove sfide. Da una parte ha offerto più flessibilità all’utente, dall’altra però ha aumentato il carico di complessità per le imprese, esponendole a rischi più elevati. Operare da casa, dall’ufficio, ovunque il dipendente si possa trovare a interagire con processi e persone attraverso i dispositivi aziendali, servono strategie per riorganizzare i flussi di lavoro e mettere in sicurezza le informazioni scambiate al di fuori del perimetro aziendale.
In questa sfida, il mantenimento della produttività e la tutela dalle minacce informatiche rimangono due grandi incognite da risolvere. Le soluzioni per affrontare queste due gigantesche scommesse tecnologiche esistono già e sono alla portata di ogni azienda.
Lavoro ibrido: che cos’è
I numerosi sondaggi e gli studi sul tema dimostrano che il lavoro ibrido non è semplicemente un mix tra lavoro tradizionale e smart working ma rappresenta un’evoluzione di entrambi che cerca di unire i vantaggi dei due approcci. Come per altre sfide organizzative, anche quella del lavoro ibrido si può vincere con il supporto tecnologico. Ad oggi abbiamo già a disposizione i mezzi per farlo e trasformare i dispositivi di lavoro in una sorta di hub aziendale. L’innovazione tecnologica ha reso questi strumenti più adatti al cambio di paradigma, così che possiamo portare un po’ di ufficio in casa e un po’ della nostra casa in ufficio senza che ciò abbia un impatto negativo sulle performance operative.
Questa transizione ‘ibrida’ verso un ambiente più flessibile e più agile richiede strumenti di lavoro avanzati per coordinare i flussi approvativi sfruttando allo stesso tempo sia i vantaggi dello smart working sia quelli del lavoro da ufficio. Il mix ha dato vita a quello che effettivamente chiamiamo ‘ambiente di lavoro ibrido’. Con hybrid work si intende oggi una presenza dell’80% dei dipendenti in ufficio tre o più giorni alla settimana, stando a quanto emerge nella survey di Ernst&Young: Future Workplace Index 2023. Ciò è confermato dal fatto che attualmente il lavoro ibrido è una prassi adottata dalla maggioranza delle imprese. Secondo EY infatti, l’86% dei datori di lavoro è a favore di una presenza in ufficio anche solo per qualche giorno a settimana.
Il ruolo dell’intelligenza artificiale nel lavoro ibrido
Secondo la survey di Ernst&Young, con l’aumento dell’uso dell’IA, il 44% dei dipendenti utilizza già lo strumento per raccogliere dati utili a migliorare e ottimizzare gli spazi degli uffici, impiegando anche il suo potere predittivo per monitorare la sostenibilità e l’efficienza energetica degli ambienti lavorativi. Ma non solo. Il ruolo dell’Intelligenza Artificiale nel migliorare la produttività e la sicurezza del lavoro ibrido è centrale.
Per quanto riguarda la sicurezza, ad esempio, l’IA può monitorare e gestire i rischi associati agli endpoint identificando tutte le potenziali minacce prima che diventino critiche. Questo è particolarmente rilevante in un contesto dove i dipendenti si alternano tra ufficio e casa, poiché l’intelligenza artificiale può garantire il rispetto delle policy di sicurezza informatica indipendentemente dalla posizione organizzativa e dagli ambienti di lavoro. La protezione dei dispositivi che si trovano al di fuori dal perimetro aziendale può infatti avere impatti e costi significativi sia per i dipendenti che non rispettano i protocolli di sicurezza sia per le aziende. Nel caso della produttività invece, il supporto dell’IA consente di ridurre il numero di task più ripetitivi e i tempi di attraversamento dei workflow approvativi.
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Evoluzione del lavoro ibrido: come è cambiato nel corso del tempo
Con il passare del tempo è vero che le organizzazioni hanno riconosciuto i vantaggi di un approccio ibrido, ma sono stati in primis i dipendenti a beneficiarne. Il livello di flessibilità, la possibilità di organizzare il proprio tempo diversamente e tagliare i costi legati al lavoro d’ufficio sono traguardi non più sacrificabili per molti. Lo dimostra questo studio di Owl Labs, dove emerge che i ‘lavoratori ibridi’ spendono in media 42 dollari in più al giorno quando lavorano in ufficio rispetto a quando lo fanno da remoto. Motivo di per sé sufficiente per il 22% di loro a richiedere un aumento di stipendio qualora si trovassero impossibilitati a lavorare in modalità ibrida. Eclatante il fatto che il 40% cercherebbe a quel punto un nuovo lavoro con maggiori garanzie di flessibilità.
Il lavoro ibrido rientra tra le scelte favorite dei dipendenti perché garantisce loro nuovi livelli di efficienza grazie alla possibilità di lavorare nei momenti in cui sono più concentrati riducendo le interruzioni. In questa sfida le tecnologie garantiscono una migliore gestione dei tempi, specie per settori come IT, Finance, Marketing, Aziende di consulenza e servizi. Per questi settori di riferimento il lavoro ibrido ha rappresentato un modello di successo che continua a garantire una gestione più flessibile dei progetti e un taglio dei costi operativi. Gli esempi sono tanti. Chi lavora da remoto lo fa da luoghi diversi: da un ufficio domestico o da un coworking, da postazioni di lavoro che tendono per loro natura a isolare l’utente in uno spazio privato difficilmente accessibile se non da remoto. L’efficienza diventa così il risultato di un maggiore controllo dell’end user sulle distrazioni e soprattutto sulla risorsa più preziosa e più scarsa che ha: il suo tempo.
Le principali sfide del lavoro ibrido
Se i benefici del lavoro ibrido sono ormai riconosciuti, è evidente che l’organizzazione deve saper affrontare alcuni gap di comunicazione tra team distribuiti, in cui la gestione del tempo e la sicurezza dei dati aziendali rappresentano due degli elementi più critici. È fondamentale adottare tool di lavoro ibrido adeguati ad affrontare queste sfide e garantire un ambiente di lavoro più sicuro, in grado di preservare la fluidità dei suoi processi. Il lavoro ibrido richiede così strumenti adeguati a blindare dati, dispositivi e interi processi, per una migliore gestione delle logiche di collaborazione a distanza. In questo scenario, quali soluzioni sono più adatte?
Nuove macchine, come l’HP EliteBook Ultra G1q sono progettate oggi con l’obiettivo di supportare il lavoro ibrido attraverso strumenti di nuova generazione che soddisfano le esigenze anche delle aziende più strutturate. La combinazione di prestazioni elevate con funzionalità di IA fanno di questo laptop lo strumento ideale per portare l’ufficio in casa senza rinunciare a nessuna tecnologia.
Nato per integrare strumenti basati su intelligenza artificiale, EliteBook Ultra G1q è capace di migliorare non solo i compiti ripetitivi e a rischio errore, ma anche la qualità audio e video durante le videoconferenze, con funzioni quali la cancellazione del rumore e l’ottimizzazione dell’immagine. Compatibile con i nuovi device HP come monitor, cuffie, webcam per aumentare al massimo la sua efficienza, l’EliteBook Ultra G1q include funzionalità di sicurezza integrate, come la fotocamera IR per il riconoscimento facciale e opzioni di crittografia dei dati. È pensato dunque per un livello di protezione delle informazioni sensibili degli utenti e dell’organizzazione a pari livello di quello che offrono i sistemi aziendali.
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Come l’IA può supportare la produttività nel lavoro ibrido
Una delle principali conquiste dell’IA in ambito ibrido è proprio l’automazione delle procedure ripetitive e la gestione delle operazioni di collaborazione tra team. Le tecnologie IA offrono strumenti potenti che ottimizzano quei micro task tipicamente time spending, e a basso valore aggiunto. Lo strumento comprende anche sistemi di task management che analizzano il comportamento degli utenti e suggeriscono le migliori tempistiche per completare i compiti. Un’ulteriore funzione che risponde a una migliore gestione della produttività sono le chatbot per il supporto tecnico. Grazie a questo strumento integrato il dipendente riceve in tempo reale l’aiuto richiesto evitando così interruzioni del lavoro.
Strumenti e software IA per un lavoro ibrido sicuro ed efficiente
Un ambiente collaborativo organizzato a distanza ha bisogno di essere ottimizzato e automatizzato. In questo scenario, dove i workflow approvativi rischiano di ingolfarsi, una soluzione di gestione documentale per il lavoro ibrido come HP Scan AI Enanched può fare la differenza. Questo software utilizza l’intelligenza artificiale per ottimizzare il flusso di lavoro nella scansione e nell’archiviazione dei documenti, consentendo così una riduzione significativa dei tempi di attraversamento dei workflow tra team remoti e facilitando la condivisione e l’accesso ai documenti. Tra i vantaggi della soluzione spicca l’estrapolazione automatica di informazioni, la classificazione e l’indicizzazione dei documenti. Si tratta anche qui di migliorie di processo volte a efficientare procedure farraginose riducendo gli errori umani.
Lavoro ibrido, i nuovi PC con Intelligenza Artificiale: obiettivo potenziare produttività e controllo
Anche nelle soluzioni hardware di casa HP troviamo software IA già integrato per aumentare la produttività e monitorare le performance della macchina (rumore, durata batteria, ecc).
I laptop HP EliteBook serie 1000, ad esempio, sono dotati di processori Intel Core Ultra o AMD Ryzen PRO, che includono unità di elaborazione dedicate all’intelligenza artificiale. Questa integrazione consente di:
Programmi di formazione: ogni partner ha la possibilità di tenersi aggiornato attraverso corsi di formazione specializzati, inclusi programmi di certificazione in intelligenza artificiale e altre tecnologie emergenti;
Coaching e casi d’uso: i casi d’uso pratici sono una fonte di ispirazione su come le soluzioni HP possano essere implementate efficacemente per soddisfare le esigenze dei clienti;
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La sicurezza dei dati nell’ambiente di lavoro ibrido
I nuovi device supportano dunque il lavoro agile di oggi, ma sono anche sicuri come le misure cui è sottoposto il perimetro aziendale tradizionale? Spesso non lo sono. Lavorare da remoto espone le organizzazioni a una pluralità di minacce e vulnerabilità, dato l’elevato numero di dispositivi privati connessi alla rete. Motivo per cui esistono software specifici per il lavoro ibrido che, grazie all’analisi predittiva dell’IA, consentono oggi alle organizzazioni di anticipare e attenuare i potenziali attacchi prima che sia troppo tardi. Attraverso algoritmi di apprendimento automatico, i sistemi analizzano grandi volumi di dati per identificare i modelli comportamentali degli utenti e le anomalie di funzionamento che potrebbero indicare un tentativo di manipolazione delle misure di cybersecurity.
Altro tema caldo è la protezione e la gestione degli accessi: in questo scenario l’IA offre le necessarie misure volte a garantire la compliance al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) così da ottemperare alle disposizioni del legislatore in materia di privacy.
Attenuare l’impatto delle minacce informatiche: per un’ambiente sicuro e resiliente
Chi lavora in modalità ibrida deve essere consapevole dell’importanza di adempiere agli obblighi normativi anche in virtù dei numeri che popolano la selva degli attacchi informatici. Tra i temi trattati nel Rapporto Clusit 2024, si evidenziano proprio le sfide legate alla compliance normativa, in particolare rispetto al GDPR. Ma non sono gli unici elementi a destare preoccupazioni tra end user e aziende. Dalle evidenze dello studio emerge un significativo aumento degli episodi a livello globale, con 2.779 incidenti gravi analizzati nel 2023. L’Italia ha registrato l’11% degli attacchi più gravi in tutto il mondo, con un totale di 310 incidenti. Questo numero si traduce in un aumento del 65% degli incidenti rispetto al 2022. Il rapporto sottolinea la crescente vulnerabilità del settore manifatturiero, finanziario e sanitario, settori che si rivelano particolarmente critici nelle misure di protezione degli endpoint in un ecosistema complesso.
Per ovviare a questo problema e bloccare ai malware la strada verso le principali porte d’accesso ai dati privati e aziendali, HP ha introdotto il sistema Wolf Security, una soluzione di sicurezza endpoint pensata per proteggere il tallone d’Achille dell’organizzazione: i dispositivi aziendali. Ideata appositamente per adattarsi a un contesto di lavoro ibrido, HP Wolf Security integra misure di sicurezza direttamente nell’hardware, con funzionalità specifiche come l’isolamento degli endpoint e la prevenzione dei malware a livello di CPU. La soluzione utilizza tecnologie avanzate per identificare e isolare le minacce, riducendo il volume degli avvisi e dei falsi positivi. Permette inoltre una gestione totalmente remota con l’obiettivo di localizzare, bloccare e cancellare i dati da dispositivi smarriti o rubati.
Il futuro del lavoro ibrido e il ruolo centrale dell’IA
Come si può intravedere già oggi, l’IA giocherà un ruolo cruciale nel migliorare l’approccio organizzativo sia al lavoro ibrido sia alla gestione e alla messa in sicurezza dei dati da remoto. Le soluzioni per il futuro del lavoro ibrido ridurranno sempre più i tempi automatizzando compiti ripetitivi, noiosi e rischiosi nella loro esecuzione. Ottimizzare la pianificazione di queste attività e analizzare i dati per fornire insights di qualità sarà una normale prassi alla portata di tutti.
Secondo un sondaggio realizzato da IWG, un ambiente di lavoro ibrido non solo migliora l’equilibrio tra vita privata e vita professionale, ma offre anche vantaggi economici. L’81% dei manager, infatti, lo considera una strategia efficace per ridurre i costi operativi. Le prospettive future indicano che circa un terzo dei lavoratori continuerà a operare in modalità ibrida. In questo scenario, la tecnologia collaborativa rimane una questione aperta, anche per chi si occupa di persone e organizzazione come il dipartimento HR. Semplificare le operazioni e migliorare la produttività rimangono ancora oggi obiettivi da raggiungere per la metà delle organizzazioni. Il nodo rimangono sempre le tecnologie. Per chiudere con Gartner, il lavoro ibrido ha bisogno di innovazione e di strumenti tecnologici idonei a soddisfare esigenze aziendali in continua evoluzione.